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電算化系統中憑證輸入時的注意問題

（1）通用賬務處理系統一般允許輸入一借一貸、一借多貸。一貸多借，甚至多借多貸的記賬憑證，對一張憑證中的筆數沒有限制。但用戶在使用時仍應按會計制度的規定，一張記賬憑證記錄一筆完整的會計業務，不應將不同的業務記錄在一張憑證上。

（2）對于設有輔助核算的會計科目輸入時，系統將在相應位置開設窗口，提示輸入相應內容。例如，設有數量核算的，系統將要求輸入數量和單價；需要進行外幣核算的，將要求輸入對應外幣金額和匯率；設為銀行類別的，將要求輸入結算類別和結算單據號。這些內容應按要求輸入。

（3）憑證輸入完畢，系統自動將進入系統時注冊的操作人員的姓名填入有關簽章位置。該項內容不需輸入。

（4）通用會計軟件，除了設有自動轉賬功能外，一般還設有定義憑證格式功能。設置定義憑證格式功能是為處理那些有規律性的會計業務。在一個會計期間內（一般為一個月），經常會出現會計業務性質相同只是日期和金額不同的情況。例如，會計軟件開發公司銷售通用會計軟件，每套軟件5000元。此類業務的收款憑證除日期和所收支票的結算號以外，其他憑證要素的基本內容相同。

為了減少記賬憑證輸入的工作量，加快憑證輸入的速度，可以事先在這類憑證中設置摘要和借貸方會計科目等會計要素，并將其以文件形式保存在系統中。一般稱這種特殊的憑證為自動定義格式憑證。當需要輸入這類業務的記賬憑證時，可以按系統提示調出相應的格式，輸入該筆業務的日期和金額，即可完成一張憑證的錄入工作。自動定義格式憑證與自動轉賬的功能相似但使用場合不同。

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