財會知識培訓班

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會計電算化—年度賬管理

年度賬管理主要包括：建立年度賬、年度賬的引入和輸出、結轉上年數據、清空年度賬、刪除年度賬。對年度賬的管理只能由賬套主管進行。

1.建立年度賬

當新年度到來時，應首先建立新年度核算體系，即建立年度賬，再進行與年度賬相關的其他操作。

2.年度賬的引入和輸出

年度賬操作中的引入和輸出，作用是對數據的備份與恢復。年度賬操作中引入和輸出.不是整個賬套的全部數據，而是針對賬套中的某一年度的數據。

年度賬操作中的引入與賬套操作中的引入含義基本一致，所不同的是年度賬操作中的引入不是針對某個賬套，而是針對賬套中的某一年度的年度賬進行的。

年度賬引入的是年度數據備份文件(由系統輸出的年度賬的備份文件，前綴名統一為uferpyer)。

操作步驟：

①系統管理員崩戶注冊進入“系統管理”界面，單擊【年度賬】的下級菜單【引入】，則進入引入年度賬套的功能。

②系統管理員在界面上選擇所要引入的年度賬套數據備份文件和引入路徑，單擊【打開】按鈕表示確認;如想放棄，則單擊【放棄】按鈕。

年度賬操作中的輸出與賬套操作中的輸出的含義基本一致，所不同的是年度賬操作中的輸出不是針對某個賬套，而是針對賬套中的某一年度的年度賬進行的。

年度賬的輸出對于有多個異地單位的客戶的及時集中管理是有好處的。例如，某單位總部在北京，其上海分公司每月需要將*7的數據傳輸到北京。此時，*9次只需上海將賬套輸出(備份)，然后傳輸到北京進行引入(恢復備份)，以后再需要傳輸數據時只需要將年度賬進行輸出(備份)，然后引入(恢復備份)即可。這樣方式使得以后傳輸只傳輸年度賬即可，其好處是傳輸的數據量小，便于傳輸提高效率和降低費用。

操作步驟：

①以賬套主管身份注冊，進入系統管理模塊。然后，單擊【年度賬】菜單下級的“輸出”功能。

②系統彈出輸出年度數據界面，在“選擇年度”處列示出需要輸出的當前注冊賬套年度賬的年份(為不可修改項).單擊【確認】銨鈕，進行輸出。此時，系統會進行輸出的工作，在系統進行輸出過程中系統有一個進度條，任務完成后，系統會提示輸出的路徑(此處系統只允許選擇本地的磁盤路徑，例如，c：backup下，等等)。

注意：

①只有具有該賬套的年度賬賬套主管權限的操作員，可以進行輸出對應年度賬的數據。如果將“刪除當前輸出賬套”同時選中，在輸出完成后系統會確認是否將數據源從當前系統中刪除。

②不同輸出方式的差異

無論使用賬套輸出、年度賬輸出或設置備份計劃輸出，其目的只有一個，將目標數據進行輸出備份。

三種方式的輸出方法和輸出內容是有定區別的。具體內容如表2-l所示。

表2.1 不同輸出方式的輸出方法和輸出內容的區別

Y表示可以，N表示不可以

3.結轉上年數據

每到年末，在啟用新年度賬時，就需要將上年度中的相關賬戶的余額及其他信息結轉到新年度賬中。如果企業管理信息系統涵蓋了財務、供應鏈等多個模塊，在進行年度數據結轉時，則還要注意先后順序。

一般來說，采購系統、銷售系統年度數據結轉為*9級次，然后是庫存管理和存貨核算，當供應鏈的結轉完成之后，就可以執行應收款管理和應付款管理的年度結轉。以上各項和工資管理、固定資產管理的年度結轉完成后，才可以執行成本管理的年度結轉，最后是賬務處理系統。

一般企業是持續經營的，因此企業的日常工作是一個連續性的工作，只是為了統計分析人為地將企業持續的經營時間劃分為一定的時間段。一般以年為*5單位來統計。

所以每到年末，需要啟用新年度賬，將上年度中的相關模塊的余額及其他信息結轉到新年度賬中。

操作步驟：

①以賬套主管的身份進定賬套注冊登錄，進入“系統管理”界面。(此時，注冊的年度應該是需要進行結轉的年度，若需要將2007年的數據結轉到2008年，則需要以2008年注冊進入)

②在系統管理界面單擊【年度賬】的下級菜單f結轉上年數據】，單擊相應模塊

結轉功能，進行上年數據的結轉。各相關模塊確認后，有各相關模塊的系統檢查和提

示，由于各模塊的內容不同，所以檢查和提示的內容也不盡相同。

流程說明：

結轉上年數據之前，首先要建立新年度賬。

建立新年度賬后，可以執行供銷鏈產品、資金管理、固定資產、工資系統、總賬、

網上銀行的結轉上年數據的工作。對于水平方向的模塊是不分先后順序的，但對于垂直方向的順序是自上而下的。

4.清空年度數據

如果年度賬中錯誤太多，或不希望將上年度的余額或其他信息全部轉到下一年度，

那么這時候，便可使用清空年度數據的功能。“清空”并不是指將年度賬的數據全部刪除，而還是要保留一些信息的，如賬套基礎信息、系統預置的科目報表等。保留這些信息主要是為了方便用戶使用清空后的年度賬重新做賬。

操作步驟：

①以賬套主管的身份注冊，并且選定賬套，進入“系統管理”界面。

②在系統管理界面單擊【年度賬】，再將鼠標移動到【清空年度數據】上，單擊鼠標。

③賬套主管用戶可在界面中的會計年度欄目選擇要清空的年度賬的年度，單擊【確定】按鈕，表示確認。這時，為保險起見，系統還將彈出一窗口，要求用戶進行再度確認。如果想放棄，則直接單擊【放棄】按鈕。確認后系統彈出窗口，進行清空年度數據操作。

④年度數據清空后，系統彈出確認窗口。單擊【確認】按鈕，完成清空年度數據操作。

注意：

清空年度賬數據一定要備份數據，然后再進行操作。清空年度賬只是清空數據并不清除基礎設置、檔案的內容。

5.年度賬刪除

刪除當前年度賬后.其他年度賬依然可以使用。

操作步驟：

①以賬套主管身份注冊，進入“系統管理”界面。然后，單擊【年度賬】的下級菜單【輸出】進入輸出年度賬的功能。

⑦系統彈出輸出年度數據界面，在“選擇年度”處列示出需要輸出的當前注冊賬套年度賬的年份(為不可修改項)，同時，選中“刪除當前輸出年度”選項，單擊【確認】。此時，系統會進行輸出的工作，在系統進行輸出過程中系統有一個進度條，任務完成后，系統會提示輸出的路徑(此處系統只可以選擇本地的磁盤路徑，例如.c：baekup下，等等)。完成后系統請您確認是否刪除當前輸出的年度賬，確認后完成刪除操作。取請則系統放棄刪除操作。

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