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登記會計賬簿的基本要求

(1)準確完整。“登記會計賬簿時，應當將會計憑證日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。”每一項會計事項，一方面要記入有關的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應該填寫記賬憑證上的日期;以自制的原始憑證，如收料單、領料單等，作為記賬依據的，賬簿記錄中的日期應按有關自制憑證上的日期填列。

登記賬簿要及時，但對各種賬簿的登記間隔應該多長，《規范》未作統一規定。一般說來，這要看本單位所采用的具體會計核算形式而定。

(2)注明記賬符號。“登記完畢后，要在記賬憑證上簽名或者蓋章，并注明已經登賬的符號，表示已經記賬。”在記賬憑證上設有專門的欄目供注明記賬的符號，以免發生重記或漏記。

(3)文字和數字必須整潔清晰，準確無誤。在登記書寫時，不要濫造簡化字，不得使用同音異義字，不得寫怪字體;摘要文字緊靠左線;數字要寫在金額欄內，不得越格錯位、參差不齊;文字、數字字體大小適中，緊靠下線書寫，上面要留有適當空距，一般應占格寬的1/2，以備按規定的方法改錯。記錄金額時，如為沒有角分的整數，應分別在角分欄內寫上“0”，不得省略不寫，或以“一”號代替。阿拉伯數字一般可自左向右適當傾斜，以使賬簿記錄整齊、清晰。為防止字跡模糊，墨跡未干時不要翻動賬頁;夏天記賬時，可在手臂下墊一塊軟質布或紙板等書寫，以防汗浸。

(4)正常記賬使用藍黑墨水。“登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆(銀行的復寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。”在會計的記賬書寫中，數字的顏色是重要的語素之一，它同數字和文字一起傳達出會計信息。如同數字和文字錯誤會表達錯誤的信息，書寫墨水的顏色用錯了，其導致的概念混亂也不亞于數字和文字錯誤。

(5)特殊記賬使用紅墨水。“下列情況，可以用紅色墨水記賬：①按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄;②在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數;③在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內登記負數余額;④根據國家統一會計制度的規定可以用紅字登記的其他會計記錄。”

在這幾種情況下使用紅色墨水記賬是會計工作中的慣例。財政部會計司編輯的《會計制度補充規定及問題解答(*9輯)》，在解答“應交稅費--應交增值稅”明細賬戶的設置方法時，對使用紅色墨水登記的情況作了一系列較為詳盡的說明：在“進項稅額”專欄中用紅字登記退回所購貨物應沖銷的進項稅額;在“已交稅金”專欄中用紅字登記退回多交的增值稅額;在“銷項稅額”專欄中用紅字登記退回銷售貨物應沖銷的銷項稅額，以及在“出口退稅”專欄中用紅字登記出口貨物辦理退稅后發生退貨或者退關而補交已退的稅款。

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