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出納操作基礎知識-登記會計賬簿的基本要求

依據《會計基礎工作規范》第六十條規定（以下簡稱《規范》），登記會計賬簿的基本要求是：

（1）準確完整

“登記會計賬簿時，應當將會計憑證日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。”每一項會計事項，一方面要記入有關的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應該填寫記賬憑證上的日期；以自制的原始憑證，如收料單、領料單等，作為記賬依據的，賬簿記錄中的日期應按有關自制憑證上的日期填列。登記賬簿要及時，但對各種賬簿的登記間隔應該多長，《規范》未作統一規定。一般說來，這要看本單位所采用的具體會計核算形式而定。

（2）注明記賬符號

“登記完畢后，要在記賬憑證上簽名或者蓋章，并注明已經登賬的符號，表示已經記賬。”在記賬憑證上設有專門的欄目供注明記賬的符號，以免發生重記或漏記。

（3）文字和數字必須整潔清晰

準確無誤。在登記書寫時，不要濫造簡化字，不得使用同音異義字，不得寫怪字體；摘要文字緊靠左線；數字要寫在金額欄內，不得越格錯位、參差不齊；文字、數字字體大小適中，緊靠下線書寫，上面要留有適當空距，一般應占格寬的1/2，以備按規定的方法改錯。記錄金額時，如為沒有角分的整數，應分別在角分欄內寫上“0”，不得省略不寫，或以“一”號代替。阿拉伯數字一般可自左向右適當傾斜，以使賬簿記錄整齊、清晰。為防止字跡模糊，墨跡未干時不要翻動賬頁；夏天記賬時，可在手臂下墊一塊軟質布或紙板等書寫，以防汗浸。

（4）正常記賬使用藍黑墨水

“登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的復寫賬簿除外）或者鉛筆書寫。”在會計的記賬書寫中，數字的顏色是重要的語素之一，它同數字和文字一起傳達出會計信息。如同數字和文字錯誤會表達錯誤的信息，書寫墨水的顏色用錯了，其導致的概念混亂也不亞于數字和文字錯誤。

（5）特殊記賬使用紅墨水

“下列情況，可以用紅色墨水記賬：

①按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄；

②在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數；

③在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內登記負數余額；④根據國家統一會計制度的規定可以用紅字登記的其他會計記錄?！?在這幾種情況下使用紅色墨水記賬是會計工作中的慣例。財政部會計司編輯的《會計制度補充規定及問題解答（*9輯）》，在解答“應交稅金--應交增值稅”明細賬戶的設置方法時，對使用紅色墨水登記的情況作了一系列較為詳盡的說明：在“進項稅額”專欄中用紅字登記退回所購貨物應沖銷的進項稅額；在“已交稅金”專欄中用紅字登記退回多交的增值稅額；在“銷項稅額”專欄中用紅字登記退回銷售貨物應沖銷的銷項稅額，以及在“出口退稅”專欄中用紅字登記出口貨物辦理退稅后發生退貨或者退關而補交已退的稅款。

（6）順序連續登記

“各種賬簿按頁次順序連續登記，不得跳行、隔頁。如果發生跳行、隔頁，更不得隨便更換賬頁和撤出賬頁，作廢的賬頁也要留在賬簿中，如果發生跳行、隔頁，應當將空行、空頁劃線注銷，或者注明此行空白、此頁空白字樣，并由記賬人員簽名或者蓋章?！边@對堵塞在賬簿登記中可能出現的漏洞，是十分必要的防范措施。

（7）結出余額

“凡需要結出余額的賬戶，結出余額后，應當在借或貸等欄內寫明借或者貸等字樣。沒有余額的賬戶，應當在借或貸等欄內寫平字，并在余額欄內用0表示?，F金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出余額?！币话阏f來，對于沒有余額的賬戶，在余額欄內標注的0應當放在“元”位。

（8）過次承前

“每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應當結出本頁合計數及余額，寫在本頁最后一行和下頁*9行有關欄內，井在摘要欄內注明過次頁和承前頁字樣；也可以將本頁合計數及金額只寫在下頁*9行有關欄內，并在摘要欄內注明承前頁字樣?！币簿褪钦f，“過次頁”和“承前頁”的方法有兩種：一是在本頁最后一行內結出發生額合計數及余額，然后過次頁并在次頁*9行承前頁；二是只在次頁*9行承前頁寫出發生額合計數及余額，不在上頁最后一行結出發生額合計數及余額后過次頁。

（9）登記發生錯誤時，必須按規定方法更正

嚴禁刮、擦、挖、補，或使用化學藥物清除字跡。發現差錯必須根據差錯的具體情況采用劃線更下、紅字更正、補充登記等方法更正。

（10）定期打印

《規范》第六十一條對實行會計電算化的單位提出了打印上的要求：“實行會計電算化的單位，總賬和明細賬應當定期打印”：“發生收款和付款業務的，在輸入收款憑證和付款憑證的當天必須打印出現金日記賬和銀行存款日記賬，并與庫存現金核對無誤?！边@是因為在以機器或其他磁性介質儲存的狀態下，各種資料或數據的直觀性不強，而且信息處理的過程不明，不便于進行某些會計操作和進行內部或外部審計，對會計信息的安全和完整也不利。

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