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發(fā)布時間:2022-03-17 09:44:06
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關(guān)于財務(wù)軟件輸入憑證的5大技巧

財務(wù)人員必須要知道的技巧:財務(wù)軟件輸入憑證的技巧。

1.摘要輸入

會計憑證摘要多為中文,如果你的打字速度不快,輸入憑證的速度就會受到影響,提高輸入速度的重要技巧是常用摘要的編輯。首先增加常用摘要,可點擊【增加】按鈕,新增一條常用摘要,錄入常用摘要編碼(用以標(biāo)識某常用摘要。在制單中錄入摘要時,用戶只要在摘要區(qū)輸入該常用摘要的編碼,系統(tǒng)即自動調(diào)入該摘要正文和相關(guān)科目)、常用摘要正文內(nèi)容(結(jié)合本單位的實際情況,輸入常用摘要的正文)、相關(guān)科目(如果某條常用摘要對應(yīng)某科目,則可以在此輸入,在調(diào)用常用摘要的同時,也將被一同調(diào)入,以提高錄入速度),這些信息可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補充。那么在填制憑證時,在調(diào)用常用摘要的同時,自動調(diào)入相關(guān)科目,提高憑證錄入效率。其次增加常用摘要,只需選擇某條常用摘要,點擊【選入】按鈕即可以調(diào)用常用摘要。這樣可以提高憑證輸入工作效率。

2.科目代碼輸入

會計軟件中的科目代碼是為提高會計軟件的運算速度和精度而設(shè)計的。輸入記賬憑證時只需輸入科目代碼,操作較簡單。但要求用戶輸入確定的科目代碼,而用戶對會計科目較熟悉,對科目代碼卻不一定能記得準(zhǔn)確,如果用戶輸入了未經(jīng)定義的科目代碼,軟件系統(tǒng)將提示科目不在,需重新輸入,如果用戶輸入的科目代碼并非所需,可從軟件系統(tǒng)中的科目代碼表中查找所需科目,更改科目代碼。如果科目數(shù)量較多,人工逐頁查找也很費事。事實上,許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位,會計人員記不準(zhǔn)確的科目多為明細科目,其所屬總賬科目或上級科目一般較明確,輸入此類科目時,干脆只輸入到其上級科目的代碼,由于系統(tǒng)只能接受最明細的科目,此時將打開科目代碼表,并指向剛輸入的上級科目,所要查找的明細科目應(yīng)就在附近,省去多余的翻頁查找操作。還有一個更為簡捷的方法,是在科目設(shè)置時的“助記碼”中輸入能夠幫助你記憶的代碼,比如“工商銀行”明細科目可以設(shè)置成為“gh”代碼,那么你輸入“工商銀行”明細科目時可以輸入“gh”代碼。

3.金額輸入

按照會計制度的有關(guān)規(guī)定,記賬憑證可以一借多貸,多借一貸,在輸入完多借或多貸的分錄后,輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入,省去人工計算合計的麻煩,有些商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。

4.常用憑證

在單位里,會計業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性,因而在日常填制憑證的過程中,經(jīng)常會有許多憑證完全相同或部分相同,如果將這些常用的憑證存儲起來,在填制會計憑證時可隨時調(diào)用,必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。關(guān)鍵是如何增加常用憑證,點擊【增加】按鈕,新增一張常用憑證,輸入編號,編號是調(diào)用常用憑證的依據(jù),所以必須*10。必須選擇憑證類別,方便以后參照調(diào)用常用憑證時,只顯示該憑證類別范圍內(nèi)的常用憑證。另外如何調(diào)用常用憑證也很重要,調(diào)用方法一:在制單時單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”,根據(jù)提示輸入常用憑證的編號,即可調(diào)出該常用憑證。若調(diào)出的常用憑證與當(dāng)時處理的業(yè)務(wù)有出入或缺少部分信息,則可直接將其修改成所需的憑證。調(diào)用方法二:在制單時單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”,在輸入常用憑證的編號處按【f2】鍵,屏幕顯示常用憑證定義窗,將光標(biāo)移到要調(diào)用的常用憑證,點【選入】按鈕或按[f3]鍵,可選入要調(diào)用的常用憑證。

5.編制會計分錄中的技巧

(1)會計分錄盡可能細。記賬憑證是賬務(wù)處理的原始資料,所有賬簿都是根據(jù)記賬憑證的分錄來登記的,分錄越詳細,賬簿也越詳細。為日后查賬方便、快捷,在編制記賬憑證時,應(yīng)盡可能詳細,甚至可以每張原始憑證編制成一條分錄,摘要也應(yīng)詳細說明。不過這樣會使記賬憑證的輸入量加大,但為日后用賬考慮,這樣做還是值得的。

(2)沖減收入或費用以紅字或負(fù)數(shù)反映。在輸入收入和費用類科目的記賬憑證時,如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反,如沖減收入或費用,應(yīng)將金額以紅字或負(fù)數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向,收入類為貸方,費用類為借方。這樣做的目的是為編制報表公式簡捷,有些報表需要取某一會計期間某些科目的發(fā)生額,如損益表,損益類科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒有余額,必須用科目的發(fā)生額填報。如果沖減費用金額記入貸方,報表所需的期間借方發(fā)生額就不正確,還應(yīng)扣除沖減的費用,如取借貸方發(fā)生額的差,由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額,差為0,由計算機識別自動匯總沖減的費用比較困難,不如在編制會計分錄時以紅字或負(fù)數(shù)反映沖減的費用和收入。

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