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怎樣填制原始憑證

無論是外來原始憑證；還是自制原始憑證，都必須在每項經濟業務發生和完成時直接取得或填制。這是填制和復核會計憑證的最基本、最一般的原則要求。因為只有這樣才能提供明確經濟業務內容、數量、時間、地點以及經辦人、驗收人和負責人的經濟責任的證明資料。不得將多項經濟業務匯總填制原始憑證，因為那樣就混淆了時間、地點、內容、數量，以及有關人員的經濟責任。這不符合要求的。原始憑證大部分是由各單位業務經辦人填制，但也有少部分由財會人員填制，如各種收款收據、費用計提與攤配表、現金解款單、支票進賬單、出納報告單等，為了保證原始憑證能夠準確、及時、清晰地反映各項經濟業務活動的真實情況，提高會計核算的質量，并真正具有法律效力，原始憑證的填制必須做到真實可靠、手續完備，內容完整、書寫清楚，連續編號、及時填制。具體講應注意以下問題：

（1）從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章（一般蓋財務專用公章），沒有公章的原始憑證不能作為報賬的依據。有些特殊的原始憑證，出于習慣和使用單位認為不易偽造，可不加蓋公章。但這些憑證一般具有固定的特殊的公認的標志，如車船票、飛機票等。

（2）從個人處取得的原始憑證應有填制人員的簽名或蓋章。為了穩妥起見，還應在原始憑證上注明填制原始憑證的個人的經營地點或居住地點。

（3）自制原始憑證同樣具有法律效力，雖不一定加蓋公章，但一定要有完整的簽審手續。經辦人、負責人、審核人、簽領人一定要簽名或蓋章；經辦單位負責人所指定的人員的簽名或蓋章也視為有效。

（4）對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位的公章，一般用財務專用章。不蓋公章的原始憑證是無效憑證。

（5）購買實物的原始憑證，必須有實物驗收說明；支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明，付款人不能自己證明自己確實付出了款項。

（6）一式幾聯的原始憑證，必須用雙面復寫紙復寫，并連續編號。因填寫錯誤或其他原因而作廢，應加蓋“作廢”戳記，整份保存，不得缺聯。復印的原始憑證不能作為記賬憑證的依據。

（7）已經銷售的物品被退回，實物要驗收入庫或另作處理。退還款時，要先填制退貨發票。用現金退款時，要取得對方的收款收據；以銀行存款退還的，以銀行結算憑證記賬聯作為證明，不得以退貨發票代替對方的收據。

（8）職工因公借款，應填寫正式借據作為記賬憑證的附件，這種借據因為要作為記賬的憑證，不能退還給借款者，職工用報銷的差旅費沖銷或退還借款時，由出納人員另開收據或用圖下表（表1-3）一類單據作為證明，并向借款人說明不退借據的原因。

表1-3三星公司專用借據

1998年8月27日

今借到人民幣壹仟伍佰元整（￥1500.00）其中：支票元，現金1500.00元系因公出差借支 批準人：劉麗借款人：張懷英 經手人：吳納 借款結算聯

日期金額（元） 9月11日

報銷金額1480.00

交回金額20.00

尚欠金額0.00

出納簽章吳納

（9）經過行政機關批準的經濟業務，批文是不可缺少的原始憑證。年終，如果需要將批文抽出另行保管時，應當復印一份作為附件替換正式批文。

（10）對重要空白原始憑證，應指定專人保管，領用時應填寫領用單，注明用途、領用單位、領取人以及空白原始憑證的起訖號碼。用完后，要以存根銷號。例如空白發貨票、空白收款收據，運輸企業的空白車票、船票等。

（11）購買專控商品，除了銀行轉賬或匯款憑證、銷貨方開出的發貨票、本單位的購物入庫或使用證明外，還必須附有社會集團購買力專控辦公室簽辦的批準購買文件。沒有批文，雖是真實的，但卻不合法，不能報賬。

（12）發生頻率極高，性質、內容相同，只是每張憑證反映金額不同的原始憑證，在編制記賬憑證之前，可按制度規定編制原始憑證匯總表，例如每天收取的押金，向個人開出的銷貨發票或報銷的醫藥費等。原始憑證匯總表應具備以下內容：編號、填制日期、經濟業務內容、數量、單價、金額、制證人、審核人、收款人、所附原始憑證張數。匯總表就像流水賬單，按經濟業務發生的先后順序號登記，最后加以合計。這些原始憑證如果數量不太多，可以附在匯總表后面，如果數量太多，應單獨編號裝訂，妥善保管備查。

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