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如何駕馭會計電算化的風險？

一、會計電算化中存在的風險

1.會計電算化軟件購買中存在的風險。市場經濟使會計軟件市場百花齊放、百家爭鳴。目前市場上的會計軟件如網絡財務軟件、會計信息化軟件、在線財務軟件、會計決策軟件等多達十幾種。許多單位在購買軟件時，往往喜歡購買*7的、*8進的產品而忽視單位自身情況和需要，對軟件的適用性、通用性缺乏必要的市場調查、試用及人員培訓，結果帶來軟件適應性差、初始參數設置難度大、軟件運行環(huán)境要求高、操作復雜、對會計人員技術要求高、運行成本昂貴等問題，軟件配置不符合基本要求，缺乏a1效益原則，導致資源浪費。使用單位稍有閃失，安全系數會大打折扣。不良軟件配置使電算化工作一開始就存在著潛在的安全隱患。另一種情況則是單位為節(jié)約經費“舍貴求廉”，購買和使用盜版會計軟件，致使非但不會使會計核算及時、快捷，反而問題頻出，影響了會計工作質量，加大了會計電算化的風險。

2.實際使用軟件過程中存在的風險。目前，市場上開發(fā)出售的會計軟件都有一套相對完整的授權、審批、用戶身份識別、操作權限控制等功能，以充分發(fā)揮會計電算化中崗位互相牽制、監(jiān)督，有效保護會計系統(tǒng)的作用。但許多單位在實際使用軟件的過程中，軟件的這些保護功能卻形同虛設，系統(tǒng)密碼成為公開的秘密，這是非常危險的做法。一旦該單位會計信息網絡化公開，不但任何人都可以通過系統(tǒng)用戶無限制地瀏覽會計信息、控制會計網絡系統(tǒng)，更嚴重的會破壞賬務參數設置及科目體系、修改數據庫，使系統(tǒng)陷入癱瘓；另一種情況就是各終端用戶為了便于工作，相互公開密碼，導致會計信息丟失、信息被篡改等嚴重后果。更有甚者，某些單位違反規(guī)定，或受人員限制，一人兼多個不相容崗位，既授權、作賬，又復核、結賬。當然，除了操作制度不完善、內部崗位分工不科學、管理權限不嚴格外，工作人員的不當操作和玩忽職守也是電算化會計實際使用中面臨風險的重要原因。

3.數據共享和系統(tǒng)維護中存在的風險。

（1）市場經濟的發(fā)展推動著越來越多企事業(yè)單位紛紛借助計算機網絡來展示和推介自己，網絡財務帶來了會計系統(tǒng)的開放和數據共享。會計電算化信息資料也以其具有的輔助分析、預測等功能越來越多地為多方共享。有些單位不注意會計電算化信息共享中應注意的問題，沒有合理界定共享信息范圍，或根本就缺乏信息安全意識，共享信息不設數據加密等保護性限制措施（包括數據的加解密、認證信息的加解密、數據鑒定完整性）、訪問控制技術、認證技術、網絡防毒等，造成會計信息被盜用、信息被篡改、信息丟失、單位經濟活動以及商業(yè)秘密與理財秘密被公開、網絡病毒入侵等后果，加大了會計資料共享的風險。

（2）硬件維護的風險。硬件維護主要指在系統(tǒng)運行過程中，出現硬件故障時及時進行故障分析、檢查、修復，并由系統(tǒng)維護人員及時進行安裝調試的活動。很多單位沒有指定專門的系統(tǒng)維護人員，或系統(tǒng)維護人員缺乏最基本的電腦硬件維護常識；有些單位的財會人員用計算機系統(tǒng)從事與會計業(yè)務無關的工作，在財務專用機上使用、安裝外來軟盤、光盤甚至游戲軟件，計算機系統(tǒng)沒有安裝高效、實時監(jiān)控的防毒、殺毒軟件，增加了計算機系統(tǒng)感染病毒的機會。更有甚者，系統(tǒng)維護員缺乏必要的防范意識和措施，對利用計算機進行經濟犯罪知之不多，控制措施不得力，將會計系統(tǒng)服務器或工作站連接Internet，更進一步增大了病毒通過互聯網和電子郵件入侵的可能性。

（3）軟件維護中存在風險。軟件維護主要包括正確性維護、適應性維護、完善性維護等。正確性維護是指診斷和改正錯誤的過程；適應性維護是指單位的會計工作發(fā)展變化時，為適應而進行的修改活動；完善性維護是為了改善軟件已有功能的需求而進行的軟件修改活動。目前市場上出現的各種會計軟件，其功能均處于不斷的完善、開發(fā)、改造和升級之中。有些單位購買軟件時不注重軟件售后服務，軟件性能缺乏穩(wěn)定性，難以適應日新月異、新業(yè)務不斷出現的會計工作需要。系統(tǒng)升級改造前缺乏必要的論證、考察，盲目改造或對軟件做二次開發(fā)，造成新問題不斷出現，給實際會計工作造成麻煩和風險。

4.電子信息檔案管理存放中存在的風險。會計檔案在收集過程中，由于操作人員時間觀念不強，沒有及時或定期按規(guī)定把計算機系統(tǒng)中的所有會計資料備份到磁性介質或光盤上；沒有脫離原計算機系統(tǒng)進行保存。一旦因意外或人為錯誤造成數據丟失或系統(tǒng)被破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料。實際工作中許多單位的電子檔案在保管過程中，操作員往往是單備份保存，且保存在電算化系統(tǒng)附近，一旦發(fā)生意外，后果不堪設想。有的檔案保管人員缺乏必要的物理知識，不懂磁性介質的物理特性，將電子檔案存放在磁場附近，造成備份資料瞬間消失。

此外，檔案保管人員缺乏安全意識，不注意檔案存放環(huán)境，使電子檔案遭遇火災、水浸、霉變的情況時有發(fā)生。

二、防范風險措施

1.硬件配置、軟件購買環(huán)節(jié)。財政部《會計電算化工作規(guī)范》中明確規(guī)定：具備一定硬件基礎和技術力量的單位，都要充分利用現有的計算機設備建立計算機網絡，做到信息資源共享和會計數據實時處理。因此，優(yōu)良的計算機硬件配置是實現會計軟件高效運作、信息共享、數據交換、良性循環(huán)的必備物質條件。此外，各單位在購買財務軟件推行會計電算化時，應該重點注意：所購軟件必須通過財政部的評審，軟件的技術指標應滿足本單位需求，并符合特殊核算的要求和行業(yè)特性以及發(fā)展的需要，軟件功能具有前瞻性，且能保證會計數據安全可靠，不易被破壞和泄密，操作方便，通俗易懂，簡單好學，售后服務好，能及時提供日常維護、版本升級和軟件再開發(fā)。

2.擁有一批技術過硬素質優(yōu)良的系統(tǒng)管理和軟件操作人員。再先進的設備和系統(tǒng)軟件歸根到底是要靠人來使用和操作的，因此培養(yǎng)一批既懂電腦知識，又精通財會業(yè)務的復合型系統(tǒng)管理人才和軟件使用、操作人員對推動會計電算化的發(fā)展，降低會計電算化的風險有著直接的作用。

3.加強系統(tǒng)維護，防范風險。保持計算機在符合溫度、電壓、衛(wèi)生等要求的環(huán)境下正常工作，網絡系統(tǒng)電算化的單位要使用防火墻軟件。為防止社會不法分子對單位內聯網的非法攻擊，可以根據網絡系統(tǒng)區(qū)域劃分的不同，設置多級防火墻。一類是外層防火墻，用來限制外界對主機操作系統(tǒng)的訪問；另一類是應用級防火墻，用來邏輯隔離會計應用系統(tǒng)與外部訪問區(qū)域間的聯系，限制外界穿透防火墻對會計數據庫的非法訪問。同時也要安裝具有高效實時監(jiān)控功能的防毒軟件。

對于軟件的升級改造，要充分考慮會計工作的延續(xù)性和升級軟件的穩(wěn)定性與會計信息資料的安全性，既要有工作的熱情，又要本著謹慎的原則，避免盲目和沖動給會計工作帶來的被動和風險。

4.制定切實可行的會計電算化系統(tǒng)的內部控制制度。完善崗位分工責任制，規(guī)范會計操作流程。實行會計電算化的單位要建立健全內部控制制度，明確會計人員職責，采取相應措施保護計算機設備，確保會計信息資料的準確性。防止各種非指定人員操作計算機及財務軟件，保證機內的程序和數據的安全。明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限。密碼是限制操作權限、檢查操作人員身份的一道防線，管理好每個人的密碼，對整個系統(tǒng)的安全至關重要，因此，對操作密碼要嚴格管理、實行定期更換。杜絕未經授權人員操作會計軟件，防止會計人員越權使用軟件。操作人員離開機器時，應執(zhí)行相應的命令退出會計軟件。各單位應根據本單位的實際情況，設專人保存上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內容等并與軟件中的“日志管理”相比較，開展日志審計。

5.認真保管會計電子信息檔案，規(guī)避和防范風險。按照財政部頒布的《會計電算化管理辦法》的規(guī)定，實現會計電算化的單位只要發(fā)生新的經濟業(yè)務，內容經過電算化財務處理后，就應堅持每天備份且要雙重備份，即“AB備份法”進行資料的備份，并且要在備份盤上注明形成檔案的時間與操作員姓名，同時要分處、分人保管，以防意外事件導致整體資料系統(tǒng)的毀滅與不可恢復。由于光盤的安全性強、容量大，故備份盤要盡量使用光盤。備份盤保存時應遠離磁場，注意“七防”，還應定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的破壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。經領導同意借閱的會計檔案，應嚴格履行相應的借閱手續(xù)，經手人必須簽字記錄。存放在磁性介質上的會計資料借閱歸還時，要做殺毒處理，防止病毒感染。

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