蘇州高新區會計培訓

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會計檔案的整理立卷

從下面幾個方面來說明會計檔案的整理立卷應該注意的工作：

1.會計憑證

將記賬憑證連同所附原始憑證、憑證匯總表，按照編號順序，去掉金屬物，選取適當厚度（一般不超過2厘米）為一冊，加上封面封底，裝訂成冊。

裝訂時，以上邊和左邊整齊為準，右邊和下邊要求折疊整齊，用棉線在左上角裝訂，并用紙包封裝訂角，由會計機構負責人、立卷人加蓋騎縫章。

一冊為一卷。會計憑證案卷封面應寫明單位名稱、內部機構名稱、年度、月份，本月共幾冊、本冊是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數，保管期限，檔號，并由會計機構負責人、立卷人分別簽名或蓋章。

對于數量過多的原始憑證，如收、發料單等，可以按上述要求單獨裝訂成冊，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號，存放在其他類會計檔案中，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。

2.會計賬簿

會計賬簿的整理立卷比較簡單，這是由于會計賬簿在形成時，一般都有固定的格式和明確的分類，所以在年終結賬、決算后稍加整理，一本賬簿就可以成為一個案卷。

（1）整理立卷時應當注意以下幾點：

按照賬簿的種類按年分別立卷，一本為一卷。

①訂本賬中的空白頁不能拆賬去掉，應保持賬簿本身的完整性。

②活頁賬可以拆賬，會計人員將賬中的空白賬去掉后可重新組織，并應當在賬頁的右上角編上頁碼，加上賬簿分面，如封底，用脫脂線繩裝訂成冊；有的活頁賬賬頁較少，可將科目內容相近的賬頁按類別排列編號，合并裝訂成冊---年終結賬后裝訂成冊。

③會計賬簿案卷封面應寫明單位名稱、內部機構名稱、賬簿名稱、所屬年度、卷內張數、保管期限、檔號，并由會計機構負責人、立卷人簽名或蓋章。

④跨年度使用的固定資產賬簿，應在使用完的那一個年度立卷。

（2）具體要求：各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他需整理、立卷。

①會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬頁是否齊全，是否按順序排列。

②會計賬簿裝訂順序：

會計賬簿裝訂封面；

賬簿啟用表；

賬戶目錄；

按本賬簿頁數項順序裝訂賬頁；

會計賬簿裝訂封底。

③活頁賬簿去空白頁后，將本賬頁數項填寫齊全，撤賬夾，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

④裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角、掉頁現象。

⑤會計賬簿的封口處，應加蓋裝訂印章。

⑥裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

⑦會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬。

3.財務報告

月度、季度、年度財務報告應分別裝訂立卷，一本為一卷。

決算審核意見書、審計報告等應分別附在該期財務報告后一起裝訂，卷內須逐頁順序編寫頁碼。

財務報告案卷封面應寫明單位名稱、內部機構名稱、報表名稱、所屬年度、卷內張數、保管期限、檔號，并由會計機構負責人、立卷人分別簽名或蓋章。

①會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊。

②會計報表應整理平整，防止折角。

③會計報表在裝訂前，應按編報目錄核對是否齊全。

④會計報表的裝訂順序是：

會計報表封面；

會計報表編制說明；

各種會計報表按會計報表的編號順序排列；

會計報表封底。

4.其他類會計檔案的整理立卷。

各單位會計機構、會計人員對其他類會計檔案要認真收集、審查、核對，并分別進行整理立卷。會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊應單獨裝訂立卷，單獨編制卷號。

會計檔案案卷后應附備考表。卷內若有需要說明的情況和問題，可在備考表上說明。

各單位應將整理立卷的會計檔案分別裝入卷盒（視其厚度，一個盒子可裝一卷或數卷），卷盒形式要統一、整齊、美觀。

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