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監理工程師理論法規:建設工程文件檔案資料管理

建設工程文件檔案資料管理

建設工程檔案：在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀錄，也可稱工程檔案。

建設工程文件檔案資料：由建設工程文件和檔案組成。

加強企業管理：檔案文書管理制度。制定檔案的整理和保管制度，文件和資料的使用、歸檔管理辦法等。

建設工程監理實施程序：向業主提交建設工程監理檔案資料。

建設工程監理規劃的作用：監理規劃是監理單位內部考核的依據和重要的存檔資料。

《建設工程監理規范》：施工階段監理資料的管理

《建設工程信息管理》第三章建設工程文件檔案資料管理

1.建設工程監理文件檔案分類

(1)按照規范分類。建設工程項目竣工后監理單位向建設單位移交的監理文件。對其中的文件，分別在地方城建檔案館、建設單位、監理單位三處歸檔保存，保存期分為永久、長期、短期。送地方城建檔案館長期保存的監理文件有：監理規劃、監理實施細則;監理月報和監理會議紀要中有關質量問題;工程開工/ 復工審批表、暫停令;不合格項目通知;質量事故報告及處理意見;工程竣工決算審核意見;工程延期報告及審批;合同爭議、違約報告及處理意見;合同變更材料、工程竣工總結;質量評價意見報告等。

送建設單位永久保存的監理文件有：工程延期報告及審批;合同爭議、違約報告及處理意見，共兩類。送建設單位長期保存的有：監理規劃、監理實施細則;監理總控制計劃等：監理月報和監理會議紀要中有關質量問題;工程開工/復工審批表、暫停令;不合格項目通知;質量事故報告及處理意見;設計變更、洽商費用報審與簽認;工程竣工決算審核意見;分包單位資質材料;供貨單位資質材料;試驗等單位資質材料;有關進度控制的監理通知;有關質量控制的監理通知;有關造價控制的監理通知;費用索賠報告及審批;合同變更材料;專題總結月報總結;工程竣工總結;質量評價意見報告等;建設單位短期保存的有：預付款報審與支付;月付款報審與支付兩類。

(2)按照建設工程項目監理部在監理實踐中使用的監理文件，進行分類。可以分為：合同文件;勘察、設計文件;監理工作指導文件;施工工作指導文件;資質管理文件;工程進度管理文件;工程質量管理文件;工程造價管理文件;會議紀要;監理報告;監理工作函件;工程驗收文件;監理日記;監理工作總結; 監理工作記錄;建設工程管理往來函件;監理內部文件，共17類。

(3)按監理公司建立的檔案分類。公司內部管理文件;項目監理管理文件;政府相關管理文件;招投標、經營管理文件;財務文件;人員管理文件;設備管理文件，共7類。

2.建設工程監理文件檔案的歸集和整理

建設工程監理文件檔案應由總監理工程師負責，安排專人，在施工過程中隨時歸集，在每階段監理工作結束后及時整理歸檔。

3.建設工程監理文件檔案的歸檔程序

建設工程監理文件檔案首先由項目監理機構向監理單位移交歸檔，監理單位再向建設單位移交歸檔，最后由建設單位向城建檔案管理機構移交歸檔。

4.建設工程監理表格體系和主要文件檔案(P46)

根據《建設工程監理規范》，規范中基本表式有三類：

A類表共10個表格(A1～A10)，為承包單位用表，是承包單位與監理單位的聯系表，由承包單位填寫，向監理單位提交申請或回復。

B類表共6個表格(B1～B6)，為監理單位用表，是監理單位與承包單位之間的聯系表，由監理單位填寫，向承包單位發出指令或批復。

C類表共2個表格(C1、C2)，為各方通用表，是工程項目監理單位、承包單位、建設單位等各有關單位之間的聯系表。

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