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中小企業(yè)在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)問題

隨著會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的快捷、高效日益為眾人所知，財(cái)務(wù)軟件也以驚人的速度普及起來(lái)。幾年前，使用財(cái)務(wù)軟件還是資金雄厚的大企業(yè)的專利，而現(xiàn)在，越來(lái)越多的中小企業(yè)也已緊跟大企業(yè)的腳步，開始配置財(cái)務(wù)軟件。值得注意的是，由于中小企業(yè)在規(guī)模、資金、人力資源、經(jīng)營(yíng)方式上與大企業(yè)都有很大的區(qū)別，所以在實(shí)行電算化時(shí)也應(yīng)有自己特殊的考慮。實(shí)踐也證明，中小企業(yè)如果完全模仿大企業(yè)的思路和方法實(shí)行電算比，往往會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問題。那么，中小企業(yè)在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化時(shí)應(yīng)注意哪些問題呢？

一、應(yīng)當(dāng)購(gòu)買符合自身規(guī)模和經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的財(cái)務(wù)軟件

大型財(cái)務(wù)軟件一般都針對(duì)大型企業(yè)的需要來(lái)設(shè)計(jì)，因此功能強(qiáng)大、界面華麗，具有相當(dāng)大的誘惑力。面對(duì)精美的說明書和強(qiáng)大的營(yíng)銷手段，中小企業(yè)往往產(chǎn)生軟件“越大越好”、功能“越多越好”的感覺，因而選擇購(gòu)買大型財(cái)務(wù)軟件。其實(shí)，這往往是不明智的。中小企業(yè)配置大型財(cái)務(wù)軟件，就好象“小腳穿大鞋”，至少存在以下弊端：

l.成本過高。大型軟件本身的價(jià)格往往是小型軟件的幾倍甚至幾十倍，大型軟件要求的硬件配置也比小型軟件高，這就導(dǎo)致了很高的購(gòu)買成本，更重要的是，大型軟件投入使用后，維護(hù)成本和更新成本也比小軟件高得多。實(shí)際上，由于中小企業(yè)自身的特點(diǎn)和他的固有限制，這些成本許多都花在一些中小企業(yè)極少使用或永遠(yuǎn)都用不上的功能上。

2.操作復(fù)雜不便，難以發(fā)揮實(shí)際功效。大軟件不僅帶來(lái)了安裝調(diào)試上的不必要的冗長(zhǎng)和復(fù)雜，更帶來(lái)了日常操作中一些不必要的工作繁瑣和延誤。另一方面，由于中小企業(yè)人力資源的相對(duì)不足，也無(wú)法順利使用大軟件提供的一些復(fù)雜功能，這些都影響了大軟件應(yīng)有功能的有效發(fā)揮。

3.缺少靈活性。中小企業(yè)賴以與大企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的重要優(yōu)勢(shì)之一就是其經(jīng)營(yíng)的靈活性。由于大型財(cái)務(wù)軟件設(shè)計(jì)上的標(biāo)準(zhǔn)化和模塊化，難以真正符合中小企業(yè)的靈活而有特色的經(jīng)營(yíng)需要。而設(shè)計(jì)大型財(cái)務(wù)軟件的大型軟件制造商由于把大企業(yè)作為既定的服務(wù)目標(biāo)，往往不會(huì)專門為中小企業(yè)修改和重編軟件。由于這些原因的存在，大型財(cái)務(wù)軟件不但難以象給大企業(yè)帶來(lái)高效一樣給小企業(yè)帶來(lái)高效，還會(huì)影響中小企業(yè)的活力，成為中小企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力中的不利因素。

二、作好實(shí)現(xiàn)電算化的思想準(zhǔn)備

中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)電算化，不但要在物資上作好準(zhǔn)備，也要在思想上作好準(zhǔn)備。在某種意義上說，作好思想準(zhǔn)備更重要，因?yàn)橛煤密浖⒆屲浖l(fā)揮*5功效比購(gòu)買軟件要更難做到。

作好思想準(zhǔn)備，首先應(yīng)在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層取得有力的支特。高層管理人員的關(guān)心和支持是順利實(shí)現(xiàn)電算化的最重要條件。其次，要克服員工之中的抵觸情緒。因?yàn)殡娝慊豢杀苊鈺?huì)帶來(lái)工作中的變革，這意味著許多人將不得不改變其長(zhǎng)期以來(lái)的工作內(nèi)容和工作方式。有些人會(huì)因?yàn)楹ε码y以勝任工作而深感不安，有些人對(duì)新工作很不適應(yīng)，有些人則害怕自己權(quán)威受損或秘密泄露。這都會(huì)造成電算化過程中的巨大阻力。要克服這些阻力，最重要的就是要建立通暢的思想溝通機(jī)制，開展宣傳，認(rèn)真貫徹管理層實(shí)現(xiàn)電算化的決心，并讓相關(guān)人員真正認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)電算化給他們帶來(lái)的好處，把每個(gè)人都變成電算化的倡導(dǎo)者和推進(jìn)者。

強(qiáng)調(diào)要在思想上作好準(zhǔn)備，是因?yàn)橹行∑髽I(yè)與大企業(yè)相比，帶有更多的家庭經(jīng)營(yíng)和人合企業(yè)的特點(diǎn)。要順利實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，僅靠制度的約束是不夠的，也要靠人的自覺自愿行動(dòng)。

三、搞好手工會(huì)計(jì)向會(huì)計(jì)電算化的轉(zhuǎn)換工作

相比大型企業(yè)而言，中小企業(yè)的會(huì)計(jì)工作往往是不規(guī)范的。因此，在從手工帳向電算化的過渡過程中，作好相關(guān)的轉(zhuǎn)換工作是十分重要的。尤其需要強(qiáng)調(diào)兩方面的工作：一是改進(jìn)相關(guān)會(huì)計(jì)制度。從手工會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)向電算化時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)對(duì)原有企業(yè)的財(cái)會(huì)制度進(jìn)行修改或者重新制訂。由于中小企業(yè)人力資源的局限，實(shí)行電算化后，從事電算化的人員常常身兼數(shù)職。因此，重新考慮設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度非常重要。為此，中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)叵蜍浖毯拖嚓P(guān)的咨詢機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢，改進(jìn)和完善企業(yè)的會(huì)計(jì)制度。二是作好數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換工作。無(wú)論從存儲(chǔ)安全性、取用快捷性上還是從進(jìn)行相關(guān)分析報(bào)告的需要上考慮，將歷史數(shù)據(jù)輸入新的電算化的會(huì)計(jì)系統(tǒng)都是十分必要的。而許多中小企業(yè)在實(shí)際工作中忽視了這一部分工作。作好數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化工作，首先應(yīng)當(dāng)判別原有數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有用性，對(duì)于因?yàn)橹行∑髽I(yè)原有會(huì)計(jì)系統(tǒng)缺陷等原因造成的非真實(shí)和非相關(guān)數(shù)據(jù)，就沒有必要進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，因?yàn)榇祟悢?shù)據(jù)無(wú)益于提高新系統(tǒng)的作用。在進(jìn)行實(shí)際的轉(zhuǎn)化工作時(shí)，則應(yīng)當(dāng)注意數(shù)據(jù)的類型、格式和輸入的完整性和準(zhǔn)確性。

四、組織崗位培訓(xùn)，取得技術(shù)支持

由于種種原因，中小企業(yè)往往只重視軟件硬件的購(gòu)置和安裝，不重視對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。而實(shí)際上，由于中小企業(yè)在人力資源的相對(duì)落后，更需要作好相關(guān)人員的培訓(xùn)工作。培訓(xùn)方式可以多種多樣，離崗培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)都可以，目標(biāo)是一方面讓相關(guān)人員掌握工作的知識(shí)和技巧，另一方面增強(qiáng)他們的信心和運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件的主動(dòng)性和積極性，提高工作效率。

取得技術(shù)支持也是中小企業(yè)應(yīng)進(jìn)行的重要工作。中小企業(yè)一般不具有內(nèi)部的技術(shù)支持部門和充足的技術(shù)支持人員，因此，尋求外部支持，建立穩(wěn)固的外部支持聯(lián)系是很重要的。常用的方式是在購(gòu)買軟件時(shí)就與軟件商約定建立密切的合作關(guān)系。不但在安裝調(diào)試過程中要有技術(shù)人員在場(chǎng)，在軟件運(yùn)行幾個(gè)星期后，還要請(qǐng)技術(shù)人員來(lái)進(jìn)行檢測(cè)。在軟件運(yùn)行出現(xiàn)問題或是企業(yè)對(duì)軟件提出新的要求時(shí)，也要及時(shí)請(qǐng)技術(shù)支持人員進(jìn)行指導(dǎo)。

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